شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة

 
شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة
1. المقدمة: تعد شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة في المؤسسات التعليمية ركناً أساسياً من أركان هذه المؤسسات كونها تقوم بعمل الإحصائيات بأعداد الطلبة والملاكات (تدريسيين وموظفين) وبيان احتياجات الكلية من الكفاءات العلمية والإدارية والفنية وحسب الاختصاص.

2. ارتباط الشعبة:

ترتبط شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة إدارياً بالسيد معاون عميد الكلية للشؤون الإدارية.

3. مدراء الشعبة من عام 1995:

4. الوحدات التي تنفرد من الشعبة:

أ. وحدة الاحصاء.

ب. وحدة قاعدة البيانات.

5. مهام عمل الشعبة والوحدات:

أ . وحدة الاحصاء:

1. إعداد الإحصاء الجامعي والتقني السنوي والذي يتضمن جداول تخص طلبة الدراسات الأولية والعليا وجداول التدريسيين والموظفين إضافةً إلى جداول الأجهزة والمستلزمات والورش والعيادات وجداول المجلة العلمية ومصادر الكتب وأعدادها (المكتبة) إضافةً إلى جداول تخص الحسابات والتي تصدر في بداية كل عام دراسي.

2. التقرير السنوي ويتضمن جداول الطلبة والتدريسيين والموظفين والغرض منه هو للمطابقة ومتابعة نتائج الإحصاء الجامعي السنوي حيث يصدر التقرير السنوي في نهاية العام الدراسي.

3. إعداد تقارير واقع وحركة التشغيل السنوي والذي يبين فيه حركة الملاك الدائم بحسب الشهادات الدراسية والألقاب العلمية بالنسبة للتدريسيين والعناوين الوظيفية بالنسبة للموظفين ودرجة الراتب وسنوات الخدمة وحسب التوصيف الوظيفي.

4. إعداد نشرة الخريجين السنوية والتي تتضمن جداول تبين فيه أعداد الخريجين من طلبة الدراسات الأولية والعليا وحسب الاختصاص.

5. إعداد جداول الملاك السنوي والذي يتضمن جداول بأسماء منتسبي الكلية وحسب درجاتهم الوظيفية وبيان الدرجات الشاغرة.

6. إعداد تقارير النشاط الفصلي والتي تصدربصورة دورية كل (3 شهور) لبيان نشاط الكلية خلال الفصل.

ب. وحدة قاعدة البيانات:

1. إنشاء قاعدة بيانات خاصة بمنتسبي الكلية وعلى برنامج Microsoft Access .

2. إنشاءقاعدة البيانات الشاملة على أساس الرقم الإحصائي الموحد لمنتسبي الكلية وعلى نظام Microsoft Excel .

3. تزويد أقسام الكلية بكافة البيانات المطلوبة من خلال البحث السريع في قاعدة البيانات.

إضافةً إلى مهام الوحدات فأن الشعبة تقوم بمهام أساسية أخرى منها:

   أولاً. إصدار الأوامر الإدارية الخاصة بالتغيرات على الهياكل التنظيمية من استحداث أو دمج أو إلغاء وحدات وشعب إدارية إستناداً للأوامر الجامعية.

   ثانياً. تحديث مخطط الهيكل التنظيمي طبقا لما يرد في الفقرة أولاً أعلاه.

   ثالثاً. مفاتحة رئاسة جامعة بغداد على استحصال الموافقات الأصولية لاستحاث الوحدات والشعب الإدارية وحسب حاجة الكلية واستنادا إلىقرار مجلسها.

رابعاً.إعداد الهياكل التنظيمية السنوية والتي تتضمن جداول الهيكلية التنظيمية العلمية(خاصة بالتدريسيين) والهياكل التنظيمية الفنية (خاصة بالموظفين الفنيين) والهياكل التنظيمية الإدارية (خاصة بالموظفين الإداريين) والتي من خلالها يتم تثبيت الاحتياجات الفعلية للكلية وبيان مدى العجز والفائض في ملاكات الكلية حسب المعادلة الموضوعة من قبل الوزارة.

خامساً.إعداد الخطة الخمسية.

سادساً.متابعة عمل الأرشفة الالكترونية.

سابعاً .ترشيح منتسبي الكلية لدورات تدريبية خارج الكلية

ثامناً .الإجابة على كافة الكتب التي ترد إلى شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة.

6. اعمال سابقة لشعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة:

أ . إعداد الخطة العلمية.

ب. إعداد التقييمات السنوية للموظفين.

ج. إعداد الدليل الذاتي.

د. إعداد الملف التقويمي لاداء الكليات.

هـ. إعداد السيرة الذاتية لتدريسي الكلية.

7. منتسبي شعبة الدراسات والتخطيط والمتابعة: